Ketika terjadi musibah proyek, tim lapangan biasanya ingin segera membersihkan lokasi dan melanjutkan pekerjaan. Tindakan cepat memang diperlukan, terutama untuk keselamatan. Namun, proses pemulihan juga perlu menjaga bukti dan memenuhi kewajiban pelaporan.
Berikut langkah yang dapat disiapkan sejak sebelum kejadian.
1. Utamakan keselamatan dan cegah kerusakan bertambah
Amankan orang serta area berbahaya. Lakukan tindakan yang wajar untuk mengurangi kerugian dalam batas kemampuan dan keselamatan tim.
Misalnya, membatasi akses, menghentikan penggunaan bagian yang berbahaya, atau melindungi material yang masih dapat diselamatkan. Catat tindakan darurat dan alasan pelaksanaannya. Simpan bukti pengeluarannya untuk ditelaah sesuai ketentuan polis.
2. Laporkan tanpa menunggu angka kerugian final
Laporan awal dan pengajuan klaim lengkap adalah dua tahap berbeda.
Pada polis standar proyek konstruksi versi 2016 yang menjadi rujukan, Pasal 9.1.1 mengatur pemberitahuan paling lambat 14 hari kalender sejak kerugian atau kerusakan. Pasal 9.1.2 mengatur pengajuan tuntutan beserta dokumen dalam waktu enam bulan sejak kejadian.
Wording CAR Munich Re bilingual yang ditelaah juga memuat kewajiban pemberitahuan segera dan ketentuan penerimaan laporan dalam 14 hari sejak kejadian.
Angka tersebut merupakan ketentuan dokumen yang ditelaah, bukan batas universal untuk semua polis. Periksa polis Anda dan laporkan secepatnya.
Jika penyebab masih diselidiki, jelaskan bahwa informasi awal belum final. Jangan mengisi kekosongan informasi dengan dugaan yang disampaikan seolah-olah fakta.
3. Buat laporan awal yang singkat dan jelas
Informasi awal dapat memuat:
- Nomor polis dan nama proyek.
- Lokasi serta waktu kejadian atau penemuan kerusakan.
- Uraian singkat peristiwa.
- Objek yang terlihat terkena dampak.
- Tindakan darurat yang telah dilakukan.
- Perkiraan awal kerugian, jika sudah tersedia.
- Nama dan kontak koordinator.
Simpan bukti bahwa laporan diterima penanggung. Jika melalui perantara, pastikan penerusannya dapat dikonfirmasi.
4. Jaga bagian yang rusak untuk pemeriksaan
Dokumentasikan kondisi sebelum perubahan dilakukan, sepanjang aman. Ambil foto keseluruhan lokasi, foto dekat kerusakan, dan hubungan letak antarbagian. Beri keterangan waktu serta lokasi.
Wording yang ditelaah mengharuskan bagian yang terkena dampak dipertahankan untuk pemeriksaan. Untuk kerusakan selain kerusakan kecil, penanggung perlu diberi kesempatan memeriksa sebelum perbaikan atau perubahan, sesuai ketentuan polis.
Tindakan darurat untuk keselamatan tetap harus dikoordinasikan dan didokumentasikan sebaik mungkin.
5. Susun dokumen berdasarkan fungsi
Daripada mengirim berkas tanpa urutan, kelompokkan menjadi empat bagian.
Identitas pertanggungan
Polis, ikhtisar, endorsemen, dokumen kontrak, dan dokumen lain yang relevan dengan status pertanggungan.
Fakta kejadian
Kronologi, foto, laporan lapangan, keterangan saksi, dan laporan teknis. Untuk pencurian atau tindak kriminal, sertakan laporan kepolisian sesuai kebutuhan polis.
Nilai kerugian
Rincian bagian yang rusak, volume pekerjaan, penawaran perbaikan, bukti harga, serta tagihan yang relevan.
Status proyek
Laporan kemajuan terakhir dan dokumen serah terima bagian pekerjaan. Dokumen ini penting karena status penggunaan dapat memengaruhi pemeriksaan jaminan.
Pada polis standar yang ditelaah, persyaratan dokumen klaim dibahas dalam Pasal 10.
6. Pisahkan pemulihan dan peningkatan
Misalnya, setelah kerusakan, pemilik ingin mengganti material dengan spesifikasi lebih tinggi. Pisahkan biaya mengembalikan kondisi sebelum kejadian dari biaya peningkatannya. Wording CAR yang ditelaah tidak memberikan penggantian untuk biaya perubahan, penambahan, atau peningkatan tersebut.
Pemisahan sejak penawaran perbaikan membantu pemeriksaan biaya.
7. Kelola tuntutan pihak ketiga secara terpisah
Jika ada korban atau pemilik barang lain yang menuntut, simpan surat tuntutan dan dokumen pendukungnya. Pisahkan dari kerusakan proyek sendiri.
Pada polis standar yang ditelaah, dokumen tuntutan pihak ketiga diatur tersendiri, termasuk bukti kerusakan atau biaya perawatan yang relevan. Koordinasikan tanggapan dengan penanggung sebelum mengakui tanggung jawab atau menyepakati pembayaran.
8. Gunakan daftar tindak lanjut
Catat dokumen yang sudah dikirim, permintaan tambahan, penanggung jawab, dan tenggatnya. Mintalah penjelasan jika ada dokumen yang belum jelas tujuan atau bentuknya.
Bila ada perbedaan penilaian, minta dasar ketentuan serta rincian perhitungannya secara tertulis.
Klaim lebih mudah ditelusuri ketika laporan cepat, fakta konsisten, dan biaya tersusun rapi.
Rujukan dan catatan
Disusun berdasarkan Polis Standar Asuransi Proyek Konstruksi Indonesia, Lampiran SK AAUI No. 25/SK.AAUI/2016, serta Contractor’s All Risks – Munich Re Wording (Bilingual), terjemahan Tim Ad Hoc Penterjemah Polis Non Standar AAUI. Versi dokumen ini bukan pernyataan bahwa seluruh polis yang beredar memiliki ketentuan yang sama.
Materi edukasi umum. Contoh kasus merupakan ilustrasi, bukan keputusan klaim. Kepastian pertanggungan mengikuti fakta kejadian, polis, ikhtisar, dan endorsemen yang diterbitkan.
Butuh bantuan memahami asuransi proyek Anda?
Hubungi tim AYOBELAJARASURANSI.ID jika Anda membutuhkan bantuan memahami polis CAR atau CECR, klausul tambahan, kebutuhan perlindungan proyek, maupun dokumen klaim. Ceritakan kebutuhan Anda melalui WhatsApp.
WhatsApp: 0853-6661-6619 · Jam layanan Senin–Jumat, 10.00–17.00 WIB.
